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Unternehmensberatungen verhelfen Firmen zu optimierten Abläufen, besseren Produkten und zufriedeneren Kunden

Optimierte Abläufe im gesamten Unternehmen sind zu einem Wettbewerbsfaktor geworden, der selbst kleinen effizienten Betrieben ermöglicht, mit grossen und etablierten zu konkurrieren. Denn wer seine Prozesse im Griff hat, kann schneller reagieren, erfüllt Kundenerwartungen an Qualität und Service und spart dabei auch noch Zeit.

Unternehmensberatungen können dabei helfen, die internen Abläufe sowie die übergreifenden Prozesse mit Lieferanten, Kunden und Partnern regelmässig zu verbessern. Optimale Abläufe sichern hohe Qualität, schnelle Bearbeitung, den richtigen Service und zufriedene Kunden.

Unternehmensberatungen kennen Methoden der Prozessoptimierung und verkürzen den Weg zu idealen Abläufen in Ihrem Unternehmen

Als Experte für das eigene Geschäft gestalten Sie Ihre Abläufe nach bestem Wissen und oft auch danach, was Kunden, Behörden oder die Konkurrenz fordern. Manchmal erwächst daraus über die Zeit hinweg ein als selbstverständlich aufgefasstes Netz aus Prozessen, Dokumenten und Kommunikationswegen.

Aus interner Sicht kann es schwierig sein zu erkennen, was sein muss, was man weglassen darf und was vereinfacht werden kann. Daher ist es häufig sinnvoll, sich von Externen dabei helfen zu lassen, die Helikopterperspektive einzunehmen. Unternehmensberater können auf Wunsch Beobachtungen und Verbesserungsvorschläge präsentieren, die Sie dann selbst umsetzen. Sie können aber auch involvierende Methoden verwenden.

Beispielsweise zeichnet die Herangehensweise von Lean aus, Ihre Mitarbeiter einzubeziehen und ein Verantwortungsbewusstsein bei den Ausführenden der Abläufe zu erzeugen. Es motiviert sie dazu, zukünftig laufend selbst zu optimieren. Unternehmensberatungen repräsentieren eine Fülle an Werkzeugen, aus denen Sie für Ihren Zweck schöpfen können.

Typischerweise geht ein Unternehmensberater bei der Prozessoptimierung folgendermassen vor:

  • Prozess beobachten und aufnehmen.

    Durch Beobachtungen, in Gesprächen und mit Daten macht sich der Externe ein Bild über die aktuellen Abläufe. Das gilt sowohl für Produktions- wie auch für Administrationsaufgaben. Wie oft wechselt das Produkt oder die Akte die Hände, bis der Prozess abgeschlossen wird? Dauert es lange, bis der Kunde seine Bestellung erhält und viel Wartezeit enthält der Ablauf? Ist der Arbeitsplatz des ausführenden Mitarbeiters sinnvoll eingerichtet?

  • Ablauf analysieren.

    Die gesammelten Daten verschaffen einen Überblick über die verschiedenen Abläufe. Der Unternehmensberater berechnet die Durchlaufzeit und die Bearbeitungszeit. Er stellt fest, wie viel Zeit mit Reklamationen und Rückläufen verbracht wird. Er macht die Mitarbeiter- und Maschinenauslastung anschaulich. Die Arbeitsverteilung über Abteilungsgrenzen hinaus wird sichtbar.

  • Bessere Lösungen entwickeln.

    Bei der Prozessanalyse wird deutlich, an welchen Stellen Verbesserungen sinnvollerweise ansetzen können. Daher ist es auch hilfreich, Beteiligte an dem jeweiligen Prozess einzubeziehen.

    Kann die Auftragsbearbeitung deutlich beschleunigt werden, wenn deren Priorisierung nicht auf das wöchentliche Management-Meeting warten muss? Kann ein strukturiertes Formular im Bestellprozess verhindern, dass bei etlichen Aufträgen mit dem Kunden Rücksprache gehalten werden muss? Sollten manche Mitarbeiter weitergebildet werden, damit sie einen grösseren Teil eines Prozesses ausführen können und fehlerbehaftete Übergaben vermeiden? Alle Beteiligten sind daran interessiert, Abläufe so geschmeidig wie möglich zu gestalten und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Unternehmensberater können in diesem Prozess kompetente Moderatoren und Projektleiter sein.

  • Verbesserungsvorschläge umsetzen.

    Die gemeinsam gefundenen Verbesserungen im laufenden Betrieb zu verankern, erfordert Zeit und Bereitschaft zur Veränderung. Diese Umsetzung können Unternehmensberater mit bestimmten Werkzeugen wie Nudging oder agilem Projektmanagement unterstützend oder auch steuernd begleiten. Je nach Bedarf in Ihrem Unternehmen stehen sie an der Spitze für Veränderungsprojekte oder coachen die internen Führungskräfte, die für die Verankerung der neuen Prozesse verantwortlich sind.

  • Erfolg messen.

    Ist das erwartete Ziel der Optimierung nach einer Einführungsphase eingetreten? Relevante Messwerte für Prozessoptimierung können Durchlaufzeit, Qualität oder Ressourcenverbrauch sein. Die Optimierung von Abläufen ist ein iterativer Prozess. Das heisst, dass Sie sich im Unternehmen immer wieder neue Ziele für Ihre wichtigsten Kennzahlen setzen und mit Prozessoptimierung darauf hinarbeiten können. Selbstverständlich sollte der Aufwand für die Veränderung ihren Nutzen rechtfertigen.

Ein Unternehmensberater hat einerseits einen offenen und unvoreingenommenen Blick auf die Abläufe in Ihrem Unternehmen. Gleichzeitig kann er auf Werkzeuge und Erfahrungen zurückgreifen, die ihn zu optimalen Lösungen in Ihrem Betrieb inspirieren.

Er kennt Wege, Mitarbeiter und Kunden zu involvieren. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass die Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen gelingt. Ein Prozessberater kann Ihnen auch als Projektleiter für die Verankerung der neuen Prozesse im Unternehmen zur Verfügung stehen und damit den Weg zur neuen Arbeitsweise abkürzen.

Im Bereich der Prozessoptimierung stehen traditionelle und bewährte Methoden, neuen und experimentellen gegenüber. Wählen Sie aus der Vielfalt der Werkzeuge und Fachleute die richtigen für Ihre Aufgabe.

Fünf gute Gründe sich bei der Prozessoptimierung von einer Unternehmensberatung helfen zu lassen

Sich externe Expertise ins Haus zu holen, kann Zeit und Kosten sparen. Unternehmensberater sind darüber hinaus auch Fachleute auf ihrem Gebiet. Ihr Einsatz erlaubt es Ihren Mitarbeitern, sich weiterhin auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, während Sie die folgenden Vorteile aus der Arbeit des Externen ziehen:

  1. Inspiration von aussen: Mit dem Einsatz eines Unternehmensberaters umgehen Sie die Gefahr von Betriebsblindheit und fordern den oft gehörten Satz: „Das haben wir schon immer so gemacht.“ heraus.
  2. Finden Sie das richtige Persönlichkeitsprofil: Die Kompetenzen Ihrer Verkäufer im Vertrieb sind unbestritten. Doch um Optimierungspotenzial zu sehen und Veränderung durchzuführen braucht es ein anderes Persönlichkeitsprofil als das, mit dem sie jede Preisverhandlung gewinnen. Dieses finden Sie in Unternehmensberatungen.
  3. Die passende Methode für Ihre Aufgabenstellung: Zeit für eine drastische Änderung, um das Unternehmen zu retten oder langfristiger Aufbau einer Verbesserungskultur? Für jede Aufgabe gibt es spezifische Werkzeuge, für die Unternehmensberatungen erfahrene Fachleute haben.
  4. Learning by doing: Lassen Sie Ihre Organisation vom Experten lernen, während er in Ihrem Hause arbeitet. Ein Unternehmensberater kann Ihre Mitarbeiter während der Arbeit weiterqualifizieren. Im Idealfall optimieren die Kollegen später selbst weiter.
  5. Externe Erfahrungen nutzen: Ein Unternehmensberater hat schon viel gesehen. Berichte von anderen Firmen, die ein papierloses Büro umgesetzt haben oder ihre Reklamationsquote unter einem Promille halten können, kann Ehrgeiz und Motivation vermitteln. Nutzen Sie die Rolle des Aussenstehenden als Inspirationsquelle und neutrale Grösse aus.